Otwierasz skrzynkę pocztową i widzisz wiadomość od klienta, który szuka miejsca na przyjęcie lub imprezę okolicznościową.  W jaki sposób odpowiadać na mailowe zapytania, żeby klient nawiązał z Tobą dalszy kontakt i zorganizował uroczystość w Twoim lokalu? Oto kilka wskazówek, które zebraliśmy, na podstawie informacji od klientów portalu Briefly.

Precyzyjnie odpowiedz na oczekiwania klienta

Odpisz w jakim zakresie Twój lokal może spełnić oczekiwania autora zapytania. Jeśli jakiejś prośby nie jesteś w stanie zrealizować, zaproponuj coś w zamian. Klienci docenią Twoje starania.

Przykład: Z przyjemnością zorganizujemy dla Państwa chrzciny w naszej restauracji. Posiadamy zacieniony ogródek, przewijak dla niemowląt oraz fotelik do karmienia. Niestety nie mamy kącika zabaw, ale maluchy w oczekiwaniu na ciepłe dania mogą się zająć kolorowankami lub planszówkami. Specjalizujemy się w kuchni europejskiej.

Zachęć klienta swoją propozycją

Pochwal się doświadczeniem, nagrodami, klimatem Twojej restauracji, pubu, klubu. Daj argumenty autorowi zapytania, którymi przekona do Was współorganizatorów i ewentualnie uczestników urodzin, komunii. Dodawanie załącznika z przykładowym menu jest dobrą praktyką.

Przykład: Od 3 lat zajmujemy się organizacją zamkniętych imprez (integracji firmowych, osiemnastek). Opinię o naszym klubie mogą Państwo przeczytać m.in. na facebooku. W przypadku osiemnastek największą popularnością cieszy się Pakiet Silver, gwarantujący salę na wyłączność dla 20-40 osób, imprezę z DJ-em, przekąski zimne i ciepłe, 100 kuponów na alkohol za 5 zł. W załączeniu przesyłamy plik ze szczegółowym opisem 3 pakietów.

Podaj wycenę

Przedstaw orientacyjną wycenę imprezy: za osobę lub łączny koszt.

Przykład: Zorganizowanie chrzcin w naszej restauracji to koszt od 80 do 150 zł za osobę w zależności od wybranego menu, które przesyłamy w załączeniu. Do łącznego kosztu doliczamy 10% opłaty za serwis kelnerski.

Nie zapomnij o formalnościach

Napisz do kiedy jest ważna Twoja oferta. Jakie są warunki rezerwacji np. w jakiej kwocie należy wpłacić zaliczkę. Napisz w jaki sposób klient może się z Tobą kontaktować w razie dalszego zainteresowania (telefonicznie, mailowo, spotkanie w lokalu).