Wigilia firmowa w biurze czy w restauracji lub klubie nocnym? Spotkanie świąteczne w tradycyjnym stylu, a może w klimacie tropikalnej wyspy? 

Poniżej znajdziesz sprawdzone pomysły na świąteczną imprezę firmową oraz listę wskazówek, jak sprawić, by przygotowania i budżet nie wymknęły się spod kontroli.

Ale na początek pamiętaj o najważniejszej kwestii.

Firmowe spotkanie wigilijne jest dla pracowników. To oni powinni dobrze czuć się w czasie imprezy. Warto zapytać ich, jaki rodzaj spotkania wigilijnego najbardziej im odpowiada.

• Czy wolą zasiąść przy suto zastawionym stole i oddać się biesiadowaniu?
• Czy też lepiej będą czuć się na wigilii w stylu disco, gdzie jedzenie będzie tylko dodatkiem do tanecznej zabawy?
• Czy chcą spotkać się wyłącznie w gronie pracowników, czy chcą zabrać na imprezę swoje rodziny?
• A może większość z nich opowie się za imprezą zorganizowaną z myślą o dzieciach?

Dla połowy pracowników wigilia firmowa to dobry sposób na zrelaksowanie się, a dla 73 proc. to doskonała okazja do budowania relacji pomiędzy osobami zatrudnionymi w firmie - tak przynajmniej wynika z badań. Wigilia firmowa to miła tradycja, która potrafi wprawić w świąteczny nastrój jeszcze przed świętami.

Świąteczne spotkanie może przynosić takie same pozytywne efekty dla firmy co wyjście integracyjne. Ale uwaga, nic na siłę. To ma być okazja do zabawy, a nie przykry obowiązek. Wigilia firmowa, podobnie jak wyjazdy integracyjne, powinna być tylko dla chętnych!

Ok, czas na listę wskazówek organizacyjnych.

Krok pierwszy: czas i miejsce

Czas – jeśli planujesz organizację spotkania firmowego w biurze, to właściwie nie dotyczy Cię ograniczenie czasowe. Przy czym tuż przed świętami wiele osób może planować urlop.

W przypadku imprezy w lokalu warto pomyśleć o wcześniejszej rezerwacji – najbardziej oblegane terminy to dni od 8 do 15 grudnia. Łatwiej i taniej będzie wynająć lokal na wyłączność w poniedziałek, wtorek lub środę, jednak koniec tygodnia może być bardziej komfortowym terminem dla wielu pracowników.

Kiedy zarezerwować lokal na wigilię firmową?
Duże restauracje czy sale bankietowe, mieszczące powyżej 100 osób, najlepiej zarezerwować jeszcze w październiku i listopadzie. Mniejsze lokale oraz kluby nocne mają zwykle wolne terminy jeszcze w grudniu. Ciekawym - a i często tańszym - rozwiązaniem może być przeniesienie świątecznej imprezy firmowej na styczeń.

Miejsce – niewielkie spotkanie przy opłatku i skromnym poczęstunku z powodzeniem zorganizujesz w biurze. Jeśli jednak firma zatrudnia kilkadziesiąt-kilkaset osób lub planujesz zaprosić również partnerów biznesowych czy rodziny pracowników – lepszym rozwiązaniem będzie wieczorne wyjście do lokalu. Wigilia w restauracji ma bardziej prestiżowy charakter. Popularnym rozwiązaniem jest wigilia biurowo-klubowa - oficjalna wigilia zaczyna się jeszcze w biurze, a na część nieoficjalną przenosi się do klubu nocnego.

Krok drugi: goście i zaproszenia

Firmowe spotkanie świąteczne może być tylko dla pracowników, ale może także być dla rodzin i innych zaproszonych gości.

W przypadku imprezy dla pracowników wystarczające będzie zaproszenie w formie mailowej z podaniem miejsca, terminu i charakteru imprezy. Co jeszcze powinno znaleźć się na zaproszeniu? Czy wigilia firmowa uwzględnia osoby towarzyszące, jakie obowiązują stroje, w jakich godzinach przewidziana jest impreza?

Przyjmuje się, że stosowne zaproszenie najlepiej wysłać na około 2-3 tygodnie przed planowanym terminem imprezy. Kilka dni przed wigilią, ale również dzień przed imprezą wyślij dodatkowo przypominającego maila (w myśl zasady always follow-up).

Jeśli zakładasz obecność partnerów biznesowych bardziej odpowiednie będzie wysłanie im eleganckiego, papierowego zaproszenia. Najlepiej od razu z życzeniami świątecznymi i drobnym upominkiem.

Krok trzeci: wigilia w restauracji lub klubie

Możliwości zorganizowania wigilii firmowej w lokalach jest wiele.

• Tradycyjna biesiada – to uniwersalne rozwiązanie, które sprawdzi się zwłaszcza w firmach, w których kadra jest zróżnicowana pod względem wieku i sytuacji rodzinnej. Najważniejszym aspektem tego typu spotkania jest oczywiście jedzenie, dlatego warto zadbać o to, by było jak najlepszej jakości – dobrym pomysłem będzie więc zorganizowanie wigilii w sprawdzonym miejscu lub zapoznanie się z ofertami kilku restauracji. Należy dobrze przemyśleć menu wigilijne – czy zdecydować się na tradycyjne dania, czy kuchnię autorską lub międzynarodową. Warto sprawdzić, czy wśród pracowników są wegetarianie lub osoby z alergiami pokarmowymi.
• Impreza taneczna – taka forma spotkania wigilijnego sprawdzi się raczej w firmie z młodą kadrą, która nad pielęgnowanie świątecznych tradycji przedkłada dobrą zabawę. Imprezy taneczne z reguły organizowane są w klubie, a jedzenie i napoje stanowią tylko dodatek (najczęściej są podawane w formie bufetowej, czyli szwedzkiego stołu).
• Spotkanie mikołajkowe dla dzieci – imprezy firmowe, na które są zapraszani pracownicy z rodzinami i dziećmi, stanowią coraz częstszą formę integracji. W ten sposób pracodawcy chcą bowiem zwiększyć zaufanie pracowników i ich przywiązanie do firmy oraz pokazać, że rodzina jest dla przedsiębiorstwa istotną wartością. Organizacja tego typu spotkania to jednak duże wyzwanie – najmłodsi uczestnicy imprezy potrzebują bowiem specjalnych warunków i zapewnienia im bezpieczeństwa. Właśnie dlatego wielu pracodawców stawia na centra rozrywki, kryte place zabaw czy inne miejsca zapewniające atrakcje dla całych rodzin.

Oryginalnym pomysłem będzie także zorganizowanie wigilii tematycznej. Zarówno biesiada w restauracji, jak i zabawa w klubie czy impreza familijna mogą mieć wcześniej ustalony motyw przewodni, który pojawi się w wystroju lokalu, menu i kostiumach gości. Np. wszyscy ubierają się w śmieszne swetry z reniferami, choinkami i bałwanami.

Duże firmy, dysponujące sporym budżetem, coraz chętniej organizują wielkie imprezy tematyczne, np.:

• Winter Wonderland – cała hala zostaje wypełniona sztucznym śniegiem, a dodatkowymi atrakcjami są sztuczne lodowisko i drinki podawane w lodowych szklankach;
• Miami Vice Xmas – firmowa impreza z nutką szaleństwa – w wielkim hangarze wypełnionym piaskiem stworzona zostaje sztuczna wyspa z tropikalnym barem;
• Bollywood party – z diabelskim młynem, gośćmi ubranymi w sari i prawdziwym street foodem z Indii.

Krok czwarty: Prezenty dla pracowników

W małych firmach (zatrudniających do 20 osób) popularnym pomysłem jest wymiana prezentowa, gdzie każdy z pracowników losuje, komu kupuje i wręcza upominek. W określonym budżecie, oczywiście.

W większych przedsiębiorstwach to pracodawca zajmuje się przygotowywaniem świątecznych prezentów. Popularnymi upominkami są:

• karty prezentowe do określonych sklepów;
• słodycze (zwłaszcza, jeśli pracodawca przygotowuje paczki świąteczne dla dzieci pracowników);
• dobre wino;
• gadżety biznesowe – kalendarze, notatniki, eleganckie pióra.

Coraz częściej pracodawcy w porozumieniu z pracownikami przekazują prezenty potrzebującym – domom dziecka, schroniskom dla zwierząt, wybranej organizacji charytatywnej. Wiele firm angażuje się w świąteczne akcje, takie jak Szlachetna Paczka. Polega to na tym, że pracownicy deklarują wsparcie materialne dla wybranej rodziny. Znając jej potrzeby, albo zrzucają się wspólnie na zakup określonych towarów albo dzielą się między sobą listą świątecznych zakupów dla danej rodziny.